Kommunikáció fontossága a rendezvényiparban

 

Az ezredforduló után sok cég a kommunikáció javítását tűzte ki célul annak kapcsán, hogy melyek azok a tényezők, amik a siker elérését, megtartását és a hatékonyság növelését szolgálják a teljesítés során. Azonban talán a legalapvetőbb dolog a rendezvényiparban, hogy nem csak a kommunikáció minőségét, hanem a kommunikáció menetét is érdemes javítani.

Kiváló példa erre, ha egy olyan eseményt veszünk alapul, ahol a résztvevő cégek (megrendelő, szakterületek kivitelezői és azok alvállalkozói, illetve egyéb, szaktudást kis mértékben igénylő feladatok végrehajtói és esetlegesen azok alvállalkozói) száma meghaladja az 5 közreműködő egységet. A résztvevők összehangoltságának és a vállalt feladatok elvégzésének alapvető követelménye az eredményes kommunikáció, a kommunikációs lánc felállítása, a hatásköröknek megfelelő kommunikációs tartalom és forma meghatározása. Gondoljunk csak bele, hogy milyen károkat okozhat, ha egy adott egység helytelenül, részlegesen vagy adott információkat elhallgatva kommunikál a többivel és így kockára teszi a sikeres kivitelezést.

A tapasztalat azt mutatja, hogy sok esetben a korábban megjelölt kommunikációs lánc hiánya okoz problémát, azaz maga a megrendelő vagy a projekt managere nem határozta meg előre és közérthetően, hogy ki kivel és milyen formában kommunikál. Így nagy a lehetősége annak, hogy „sok bába közt elvész a gyermek.” Ha a kommunikációs lánc vége (az, aki ténylegesen elvégzi az adott feladatot) félreinformált, akkor sok esetben a helyzet kezelése és megfelelő mederbe terelése nemvárt költségekkel, járulékosan időveszteséggel járhat. Gyakorlati példát használva, ha a megrendelő nem kommunikálta a dekorációt kihelyező beszállító számára, hogy pontosan mit beszélt meg a szponzorral, akkor a kivitelezés során (amikor a szponzor helyszín bejáráson van az építés folyamán) derül ki, hogy ez így nem jó, kellemetlen helyzetbe hozva a megrendelőt a szponzor előtt.

Azonban nemcsak a megrendelő lehet felelős a helytelen kommunikációért. Sok esetben a helyszínen derül ki az, hogy kik a beszállítók és gyakori elvárás, hogy ők kommunikálják le a saját területüknek megfelelően azt, hogy pontosan mi a folyamata a kivitelezésnek, melyik lépés melyiket követi, mely bár a tapasztalatok függvényében gyakran logikusnak tűnhet, de (nem ismerve az előzményeket) nincs egyértelművé téve, így előfordulhat, hogy egymást akadályozzák vagy egymásra várnak. Erre egy gyakorlati példa a logisztika hibás szervezése, mikor egy x négyzetméter rakodási területre egyszerre érkezik 5-6 tehergépkocsi és mindegyik szeretne lerakodni, csak nincs hova, meg nem is biztos, hogy egyáltalán beférnek a rakodási területre. Kinek a felelőssége ez?

És hogy ne csak az építésről essen szó, ez hatványozottan igaz a bontás folyamán, amikor minden beszállító a saját eszközeit próbálja mielőbb elbontani és elszállítani a területről, de tegyük fel a színpados vár a fény- és hangtechnika beszállítóra, az áramosok minden fesztelenítenek, pedig még szükség volna kéziszerszámok betápjára, a fedést biztosító cég már vinné tovább az eszközeit egy másik helyszínre, de nem fér hozzá stb. Nem várható el a megrendelőtől vagy annak megbízottjától, hogy minden folyamattal mindig tisztában legyen és a helyszínen felmerülő ilyen helyzeteket maradéktalanul kezelni tudja. Azonban a megfelelő tervezéssel és annak szerves részeként, a hatékony kommunikáció megteremtésével ezek kivédhetők, beláthatók és kezelhetők.

Bár csak pár példa került megemlítésre, természetesen a sor folytatható. Ezért minden leendő megrendelőnek azzal a javaslattal zárjuk a cikket, hogy amennyiben nem rendelkezik megfelelő rutinnal, akkor olyan „projektgazdát” válasszon az adott eseményhez, aki viszont igen és az ezzel kapcsolatos management költségekre úgy tekintsen, hogy amennyiben nem áldoz erre, úgy megnöveli a kockázatát annak, hogy az említett költség többszörösét kell majd megtérítenie egy-egy helyzet elhárítása során.

Mi ismerünk egy ilyen céget, aki erre alkalmas….