Eszközök vs. költségvetés

 

 

Nem lehet egyértelműen kijelenteni, hogy egy adott rendezvény költségvetése erőteljesen behatárolja az építéshez használt eszközök milyenségét és mennyiségét, azonban az tény, hogy több kategória is létezik az előzetes, majd abból végleges költségvetés létrehozásának folyamatára. És a gyakorlat sajnos azt mutatja, hogy a nem megfelelően megtervezett (ez esetben alulszámolt) büdzsé megbosszulja önmagát.

Tapasztalatunk alapján a költségtervezés során az alábbi gyakorlatok fedezhetők fel:

1, Referencia büdzsé

„Tavaly is annyi volt, idén nem megy? Akkor keresünk más beszállítót!”

Találkoztunk már ezzel a gondolkodással? Nem mondhatjuk, hogy ez olyan magyar sajátosság, de az tény, hogy egy akkora országban, mint a miénk, kifejezetten előnytelennek mondható az adott évben tervezett rendezvények száma összevetve az elérhető szolgáltatók számával. Ehhez még szorzóként szolgálnak a terhelt időszakok is, amikor mindenki rendezvényt akar kivitelezni.

A referencia büdzsé tervezés nagy hátránya, hogy gyakran a szolgáltatók közötti aránytalan versenyt kihasználva (nem nevezhetjük egészségesnek azt a versenyt, ami figyelmen kívül hagyja a minőséget és csak az összköltségre koncentrál) kerül megállapításra egy olyan kiinduló költség, amely már a kezdet kezdetén helytelenül lett meghatározva, mert nem rendelkezik biztonsági tartalékkal vagy nem veszi figyelembe az olyan esetleges kockázatokat, eseményeket és piaci változásokat, melyek erőteljesen befolyásolhatják a kivitelezést az adott áron.

„Ennyi van rá, Gézukám, oldjátok meg!”

2, Addig nyújtózkodj büdzsé

„Tudja, első alkalommal csinálunk ilyet és még nem kértünk be árakat sehonnan, de tudjuk, hogy ennyi pénzünk van és kész!”

Sajnos előfordul az az eset is, mikor az adott cégnél vagy megbízónál olyan ember fogja össze a költségvetést és a pénzügyi tervezést, aki még az életében nem látott rendezvényt. Ha egy kicsit gonosz a gondolkodásunk, akkor ezt a típust „meg lehet vezetni”, azaz ki lehet használni azt, hogy tájékozatlan az adott piacon és annak viszonyaival kapcsolatban. Ez azonban etikátlan.

Gyakrabban történik a fordítottja ennek a felállásnak, azaz inkább van a „kötöm az ebet a karóhoz” kommunikáció, a tizenhárom alkalommal módosított (és folyamatosan csökkentett) ajánlatkérés, mely folyamat végén vagy a beszállítónak lesz elege és kiszáll a projektből, vagy a vevő látja be, hogy amit megálmodott és amennyi pénze van erre, az egyáltalán nem passzol és inkább letesz a rendezvényről.

3, Aránytalan büdzsé

Olyannal is lehet találkozni, mikor a megrendelő vagy megbízó azért fogyott ki már előzetesen a költségvetésből, mert az adott rendezvény egy jelentősebb részének gondolt fő eszköz „elvitte” a költségvetés nagy részét és ennek köszönhetően a megrendelő vagy megbízó megpróbálja a többi (általa másodlagosnak gondolt és ennek megfelelően kezelt) szükséges költséget a megmaradt kereten belül tartani akár úgy is, hogy kockára teszi a rendezvény sikerét.

Itt olyan esetekre gondolunk, ahol a dekoráció, színpad vagy egyéb látványelem egyediségéből adódóan nem várt költségeket termel, elhúzódik időben, ellehetetleníti a logisztikát a többi beszállító esetében stb. Ilyenkor szokott a 2. pontban megismert forgatókönyv életbe lépni azzal az apró különbséggel, hogy gyakran az időszűke miatt sok kényszermegoldás születik, melyeket nem minden esetben van idő a következmények szempontjából mérlegelni (pl. tudom, hogy 1.000 főre terveztem a bulit és ennek megfelelően építettem ruhatárat és/vagy csomagmegőrzőt, de azért beengedek 2.000 embert, mert az jó nekem).

4, Álom büdzsé

„Pénz, posztó nem számít!”

Talán ez a legritkább eset és természetesen minden rendezvényipari beszállító álma, hogy egy közel „végtelen” büdzsével garázdálkodhasson, azonban ennek is megvan a hátránya.

Ebben az esetben ugyanis a megrendelő vagy megbízó adott esetben szinte lehetetlen feladatoknak teszi ki a beszállítókat, akik igyekeznek azokat tudásuknak megfelelően teljesíteni (határidők, eszköz- és humántömeg stb.), azonban minden szolgálatónak megvannak a korlátjai és a teljesítési kényszer miatt azokat a folyamatokat, melyeket nem tud saját erőforrásból kivitelezni, alvállalkozók segítségével vállalja be. Ez azonban növeli a kockázatot, hiszen a cégek közötti kommunikáció nem minden esetben maradéktalan (erre több példát is láttunk már), illetve egy-egy adott alvállalkozó más értékrendek mentén vezeti saját vállalkozását, ezért nem biztos, hogy amit a fő beszállító alapként értelmez a saját vállalkozása esetén, az ugyanilyen maradéktalanul teljesül az alvállalkozó által. Pedig a felelősség a fő beszállítónál van….