Miért érdemes a teljes rendezvény technikai hátterét egy kézben tudni?

Miért érdemes a teljes rendezvény technikai hátterét egy kézben tudni?

 

Több éves hazai és nemzetközi tapasztalatokat alapul véve végleg le kell számolnunk azzal a feltételezéssel, mely szerint a rendezvények építő és bontó személyzete szinte bárki lehet, hiszen (amennyiben nem fény-, hangtechnikáról vagy komplexebb színpadtechnikáról van szó) a munka viszonylag egyszerű és nem kíván óriási tapasztalatot. Csak pakolni kell, nem?

Egy pár gyakorlati példán keresztül szeretnék bemutatni, hogy ez az állítás önmagában nem állja meg a helyét.

 

Logisztika a helyszínen

Többször tapasztaltuk, hogy a szállítóeszköz bepakolása és kipakolása kíván némi tapasztalatot és szakértelmet. A sofőrök a legtöbbször tisztában vannak a raktár egyenletes terhelésének fontosságával és hogy nagyjából mennyi a tömeg egy adott rakományra ránézve, azonban ez abban az esetben szokott csak hatékonyan működni, ha a rakomány viszonylagosan egy helyen van.

A rendezvények nagy százalékában a rakodási pont és az adott eszközök installálási helye nem esik egybe és ennek az egyszerű ténynek logikus következménye, hogy ha rakomány folyamatosan kerül összekészítésre a szállítóeszköz előtt, azaz több helyről kell összevadászni, akkor bizony sofőr legyen a talpán, aki site manager-i munkakörben is remekül teljesítve irányítani tudja ezt a folyamatot.

Maradjunk annyiban, hogy ez nem a sofőrök feladata és javarészt nem is tapasztaltak benne. De akkor ki fogja csinálni?

 

A matematikát nem lehet megerőszakolni

Szintén tapasztalatok alapján mondjuk, hogy a tervezés fontosságát nem lehet túlhangsúlyozni. A nagyobb tömegeket mozgató rendezvények túlnyomó többségében ez így is van, azonban sokszor találkoztunk olyan esetekkel, amikor a megrendelő nincs maradéktalanul tisztában a rendezvényhelyszín adottságaival. Innen a fejezetcím 😊

Tehát a gyakorlatban, ha egy adott eszköz, eszközök területigénye X és a rendelkezésre álló terület Y, akkor törvényszerűen Y > X minden esetben. Bár ez igencsak profán megállapítás, képzeljünk el egy olyan helyzetet, amikor 10 alvállalkozó 20 különféle eszközzel ugyanazon területen osztozik. Ehhez párosul az, hogy az alvállalkozók által megadott adatok nem minden esetben pontosak, így a téves tájékoztatás miatt elindul egy ’káosz folyamat’, ami az esetek döntő többségében a helyszínen derül ki az építés során. És ez előfordul nem csak terület, hanem például áramigény esetén is.

Mindez kiküszöbölhető a megfelelő tervezéssel olyan műszaki management bevonásával, akinek ez a feladata és kellő tapasztalattal rendelkezik. Nem várható el a javarészt reklámügynökségekből álló megrendelőktől, hogy ehhez is értsenek….

 

A sikeres építés – bontás szervezete: mint egy emberi test

Minden építés és bontás folyamat akkor zajlik a leghatékonyabban, ha rendelkezünk:

  • viszonylagos timeline táblázattal
  • eszközök vs. szállítók paramétereivel
  • a személyzet felkészültségének ismereteivel

Tehát az első bekezdésben említett feltételezéssel itt számolnánk le véglegesen. Ha egy adott rendezvény építésére és bontására meghatározott idő áll rendelkezésre, akkor tudnunk kell, hogy az adott eszközpark építése és bontása mennyi időt vesz igénybe és mekkora személyzetet kíván. Illetve a személyzet mennyisége önmagában nem elég, hiszen a tapasztalt „rutinrókák” kb. fele annyi idő alatt építenek és bontanak el valamit, mint a pályakezdő vagy éppen odacsöppent társaik.

Ebből következik, hogyha igazán hatékonyak és költséghatékonyak kívánunk lenni, akkor mindkét csoportra szükség van egy megfelelő hierarchia mellett. Akár az emberi test:

  • kezek és lábak (egyszerű fizikai feladatokat ellátó munkaerő egységek)
  • törzs („rutinrókák”, akik a kezeket és lábakat közvetlenül irányítják, nagyobb felelősséggel)
  • fej (site manager, aki a részfeladatokat az elvárt eredménynek megfelelően határozza meg)

Szintén ide tartozik a hatékony kommunikáció is, tehát a megrendelővel csak a fej beszélget és ő osztja be megfelelően az erőforrásokat, ellenőrzi a részeredményeket és vállal felelősséget a teljesítésért. Gyakori tapasztalat, hogyha a megrendelő egy olyan személlyel kommunikál, aki a hierarchia alsóbb fokán helyezkedik el, akkor az adott információ megreked, félreértődik vagy (legrosszabb esetben) hibás értelmet nyer és így veszélyezteti a teljesítést. Ezért fontos a kommunikációs lánc folyamatos fenntartása és megőrzése.

 

Mindent egy kézbe?

Igen, ez a leglogikusabb lépés a megrendelők részéről. Igaz, hogy vannak gazdasági tényezői annak, amiért különböző alvállalkozókkal együttműködve több beszállítót megversenyeztetve építik meg az adott rendezvényt, azonban amit nyerünk a réven, elbukjuk a vámon, hiszen az alvállalkozók folyamatos koordinációja, a technikai háttér kimerítő ismerete, a megfelelő HR készségek és mindezek time-management képessége igencsak ritka együtt állás egy személy esetében.

 

Ezért célszerű egy olyan céget felkérni, mint a ColorCrew, aki:

  • rendelkezik saját eszközparkkal
  • rendelkezik ütőképes, szakértő beszállítói hálóval
  • rendelkezik tapasztalt, szakképzett építő-bontó személyzettel
  • rendelkezik technikai és műszaki management tapasztalatokkal
  • kreatív, problémamegoldó és körültekintő tervező